Você sabe quais as obrigações de quem envia e recebe o arquivo XML:

É obrigação do emissor enviar esse documento para o cliente logo após o arquivo XML ser gerado, pode-se encaminhar também a versão PDF.

Para quem recebe o arquivo alguns procedimentos indispensáveis precisam ser feitos após o recebimento da NF-e, entre estes estão a verificação da autenticidade do arquivo recebido e a validade da certificação digital (Esses garantem que o documento siga todas as normas), e o armazenamento correto dos arquivos XML, segundo as normas previstas pela CONFAZ.

A guarda dos arquivos digitais de NF-e em XML

Armazenar o XML da NF-e não é responsabilidade apenas do comprador. Quando uma Nota Fiscal Eletrônica é emitida, são geradas duas versões dessa nota: o XML e o DANFE.

 
Quem deve armazenar o XML da NF-e?  

O CONFAZ através da Cláusula décima do Ajuste SINIEF 07/2005, determina:

O XML da NF-e precisa ser armazenado eletronicamente por cinco anos (5 anos), tanto pelo fornecedor quanto pelo comprador. O arquivo será necessário caso seja feita a troca do produto comercializado ou quando a Receita Federal exigir. Caso a empresa perca o arquivo XML, poderá arcar com multas que podem passar de R$ 1.000 por documento não apresentado no momento da fiscalização.

É um erro comum por parte de alguns empreendedores não guardarem os arquivos XML por acreditarem que elas ficam armazenadas na SEFAZ e que podem ter acesso a estas a qualquer momento.

Convém frisar que a responsabilidade pela guarda dos arquivos é exclusivamente do contribuinte. Assim, na eventualidade de perdas não haverá a recuperação dos dados por parte da respectiva Secretaria Estadual da Fazenda (SEFAZ) ou da Receita Federal do Brasil.

Para as Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) deverá ser feito o armazenamento do arquivo XML – assinado digitalmente e com a autorização de uso. Seja para as notas digitalizadas ou para as NF-e, deve-se ter o mesmo critério de catalogação e o cuidado para definir em quais mídias serão salvas – CD, DVD, Disco Rígido, Fita Magnética ou, até mesmo, pen drive.

Ainda vale lembrar que até mesmo esses tipos de mídias estão sujeitos a danos físicos. Dessa forma, é recomendável que, para cada unidade seja feita também uma cópia de segurança.

Por isso, um dos métodos considerados mais seguros é o arquivamento em nuvem, que pode ser feito até mesmo numa conta de e-mail ou através de um serviço de hospedagem.

A Relatar Sistemas Ltda. disponibiliza, através do NetZ.Gerencial, a ferramenta perfeita para o correto gerenciamento de todos processos com o arquivo XML. Com essa poderosa ferramenta é possível realizar a Manifestação do Destinatário,  Geração e envio de NF-e, recebimento e guarda dos arquis XML. Tudo no mesmo lugar, com alguns cliks de forma rápida e prática. 

Nota Fiscal de Entrada 

Fonte: Confaz,  Contábeis e Roca Contabilidade